Você sabe o que é e qual é a importância de um bom Follow up de compras dentro de uma empresa?
O departamento de compras é um dos setores mais importantes de qualquer companhia. Toda a estratégia de negócios da empresa passa por uma boa organização e muita eficiência do setor de suprimentos.
Parte do processo que garante que a chegada de materiais e insumos da empresa é follow up de compras.
Neste artigo vamos falar sobre o que é follow up de compras e como fazer o seu da melhor forma possível.
O que é follow up de compras?
A expressão Follow up em inglês pode ser traduzida como “fazer acompanhamento” ou simplesmente “acompanhamento”.
No setor de compras, o follow up consiste em monitorar todos os steps dos pedidos realizados, fazendo isso de forma preventiva e corretiva.
Basicamente, o follow up de compras são estratégias que garantem que todo o processo de compra seja concluído com sucesso o que, por muitas vezes, é não haver atrasos nas entregas dos materiais ou insumos.
Acompanhar o processo de compras significa garantir que a produção terá os insumos necessários no tempo correto e que os clientes internos recebam seus bens conforme o contratado ou, ao menos, que tenham pleno conhecimento de quando será feita a entrega.
Como funciona o processo de follow up?
O follow up de compras é feito pelo setor de suprimentos da empresa. O setor acompanha todas as demandas de compras da empresa, cobra os fornecedores, apoia a logística na entrega dos bens, reporta os status das compras aos interessados e muito mais.
Com isso, cabe ao referido setor analisar a capacidade de produção do fornecedor, a qualidade dos seus serviços prestados, os prazos e o atendimento ao cliente.
Com isso, o setor de compras pode fazer toda a relação de materiais e suprimentos que serão acompanhados e realizar o processo de compra.
Quais são os tipos de follow up de compras?
Existem duas etapas no processo de follow up de compras. O follow up preventivo e o follow up corretivo.
Os dois são essenciais para garantir que os pedidos estejam sempre corretos.
1. Follow up corretivo
O Follow up corretivo é o mais comum entre as empresas e tem como objetivo um novo alinhamento com os fornecedores.
Por exemplo, um fornecedor não entrega o produto na data aprazada, cabe, corretivamente, ao setor de compras fazer um novo alinhamento da data de entrega, avisar o responsável e, se for o caso, repassar as informações ao financeiro para cobrança de eventual multa pelo atraso.
Em resumo, o processo corretivo de follow up de compras, tem como objetivo adotar as medidas necessárias sobre problemas e erros e encontrar maneiras de corrigi-los.
2. Follow up preventivo
Por sua vez, o Follow up preventivo são as ações feitas com o objetivo de prevenir qualquer tipo de problema, principalmente em relação aos prazos de entrega e itens dos pedidos.
Fazer o acompanhamento preventivo é extremamente importante para garantir a escolha, a compra e a entrega dos pedidos no tempo correto e com a qualidade esperada pela empresa.
Entretanto, as empresas não conseguem fazer o follow up de forma preventiva e eficaz, muitas vezes por falta de tecnologia aplicável ao cenário real da empresa. Isso porque os sistemas que são acessados pela equipe de suprimentos não atendem às regras específicas de follow up das empresas.
Dicas para fazer um bom follow up de compras
Muitas vezes são as planilhas em Excel a regra geral para transitar informações entre fornecedores, time de suprimentos e outros stakeholders, sempre, ou quase, de forma manual, são feitas as inserções dos dados nos respectivos sistemas, o que não é algo recomendável por gerar erros operacionais e muito trabalho manual.
Mas é importante ter alguns hábitos fundamentais para garantir que saia tudo da melhor maneira possível.
Algumas dicas fundamentais são a chave para ter sucesso no follow up de compras das empresas.
1. Automatização de processos
O trabalho manual ocupa muito tempo e esforço da sua equipe. Você pode automatizar todo o processo de compra da sua empresa com soluções especializas em follow up de pedidos.
Nesse ponto, deve haver um cuidado na hora de investir, porque nem sempre os sistemas de mercado entregam exatamente o que a empresa necessita e as customizações tendem a ter um alto custo para implementação.
De todo modo, as ferramentas podem ajudar em cada etapa do processo de compras da empresa. Isso representa redução de custos, tempo economizado e ausência de erros provenientes de atividades repetitivas e manuais.
2. Conheça seu fornecedor.
Conhecer e armazenar métricas dos fornecedores podem garantir muito sucesso no follow up de compras. Com elas, você pode acompanhar de perto toda a infraestrutura do fornecedor e saber se há confiabilidade no que é contratado com a empresa.
Além disso, é possível construir uma boa relação com o fornecedor, e com isso boas condições para compras futuras.
3. Siga um processo definido e documentado
Com o objetivo de evitar erros e ter que refazer o trabalho, é importante seguir um processo definido, documentado e que seja constantemente melhorado para ser eficiente para a empresa.
Além disso, você deve se antecipar aos possíveis erros que podem ocorrer durante o processo de compras e criar estratégias para fazer isso.
Essas práticas de prevenção são muito importantes para estabelecer um bom padrão de follow up de compras.
Como usar a tecnologia para ter um follow up de compras mais eficiente
É possível automatizar o processo do follow up de compras e ter um acompanhamento mais rápido e eficiente.
Hoje em dia, existem soluções desenvolvidas que podem ser customizadas conforme as regras específicas de qualquer empresa, com o objetivo de fazer o acompanhamento de compras em poucos cliques.
Além disso, as soluções muitas vezes possuem integração com os principais ERP’S de mercado e portais da operação, o que acrescenta ainda mais informações sobre os pedidos.
O Follow up de compras é essencial para garantir o sucesso de todas as aquisições dentro de uma empresa.
É fundamental que se use a tecnologia para otimizar e tornar esse processo cada vez mais rápido e com menos erros.
Conclusão
O processo de follow up de compras é fundamental para evitar erros nas operações e manter um estoque e atividade de compras saudáveis.
Além de mais produtividade, o sistema garante mais segurança e muito mais eficiência em todos os processos.
Com isso em mente, os gestores podem avaliar KPI’s e transformar a atividade de forma estratégica, aumentando a eficiência e rentabilidade de toda a empresa, mais precisamente para a equipe de compras.
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Além de organizar tudo o que você precisa para realizar o processo, você terá uma ferramenta eficiente e capaz de reduzir custos e aumentar a performance da sua equipe de compras.
O sistema realiza o processo de follow up de compras de forma inteligente e rápida, faz todo o acompanhamento e te informa sobre todo o processo e permite que seja implementada uma camada de inteligência para antecipar e postergar os prazos de entrega conforme as regras de necessidade.
Com isso, a equipe se livra do trabalho manual que antes era realizado e possui um portal único centralizado onde é possível acompanhar toda a carteira de fornecedores, status do pedido, relatórios, preços e dashboard.
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