As planilhas de Excel são úteis para várias atividades empresariais, inclusive no setor de suprimentos. Com isso, diversos processos são realizados e seguidos com a utilização delas, mas será que devemos utilizar planilhas para fazer o follow-up de pedidos de compras?

Quando falamos do Excel no follow up de compras, muitas empresas ainda utilizam essa sistemática, com muito trabalho manual, para gerir o processo de acompanhamento da jornada de compras.

E você, usa Excel no Follow up de pedidos do seu setor? Se sim, preparamos algumas dicas para você otimizar esse processo e reduzir custos.

O que é Follow Up de compras?

O Follow Up de pedidos de compras compõe o processo que os setores de suprimentos de todas as empresas fazem após a aprovação dos pedidos, para garantir que não haja impacto na operação por atraso nas entregas ou por não ter tido uma comunicação eficaz com os fornecedores.

Lembro que o acompanhamento dos fornecedores é tão importante quanto o prazo indicado para entrega dos pedidos, somente assim para saber quais são as melhores condições e oportunidades de redução de custos nas compras.

O Follow up de compras é muito importante também para as vendas das empresas, porque, por exemplo, a compra de insumos e materiais essenciais também passam pelo setor de suprimentos, o qual é extremamente importante para que as empresas prossigam com suas funções.

Importância da gestão de compras da empresa

A importância do follow up de compras vai muito além do que suprir as necessidades do estoque dentro de uma empresa, envolve faturamento, suprir as necessidades de produção empresarial, entre várias outras.

Além disso, o follow up de compras é essencial para saber quais são os melhores fornecedores, ou seja, aqueles que cumprem com os prazos prometidos, mantem uma comunicação saldável, utiliza corretamente os sistemas e que estarão sempre disponíveis para atender ao cliente, ou seja, o follow up exige que haja uma inteligência na sua gestão, o que geralmente é atribuição das pessoas gestoras de suprimentos.

Com o follow-up sendo feito da forma correta, os processos funcionam muito bem e o sucesso da empresa é garantido, aumentando os lucros e crescendo cada vez mais.

Impacto na receita da empresa

A gestão de compras impacta o fluxo de caixa, custos de estoque, questões contratuais, disponibilidade de produtos, tributação, custos com frete entre outras.

Portanto, é crucial que as empresas tenham um bom processo de aquisição e, também, de acompanhamento das compras realizadas.

O princípio mais básico do gerenciamento de compras é que bens e serviços devem sempre ser adquiridos e entregues ao melhor preço possível para ajudar a maximizar os lucros, desde que a qualidade e confiança seja adequada ao propósito.

O excesso de estoque custa dinheiro para manter e representa um custo de oportunidade quando o dinheiro poderia ter sido gasto de forma mais assertiva.

A gestão de compras é importante porque o processo de adquirir os bens certos, pelo preço certo e no momento certo é importante, caso contrário isso pode reduzir seriamente seus lucros.

Planilha de Excel no follow up de compras

Como dissemos, muitos gestores e responsáveis pelas compras da empresa utilizam uma planilha em Excel para acompanhar todos os pedidos e compras.

Nelas, são controladas as informações mais relevantes referentes aos pedidos que foram autorizados e quais as estimativas para entrega dos itens dos pedidos.

Qual é o problema de fazer todo o processo de follow up de compras em uma planilha em Excel?

A planilha, apesar de ser uma excelente ferramenta, não consegue dar confiabilidade e tampouco permite automatizar o processo de forma inteligente, o que poderá ser feito através de uma solução de automação, voltada a follow-up.

Tudo isso representa horas de trabalho manual em todas as vezes que for necessário realizar o acompanhamento, além de representar furos no processo por erros humanos.

Dicas de como otimizar seu processo de follow up de compras

Confira algumas boas práticas do setor de compras para garantir o sucesso do acompanhamento de compras da empresa.

Utilizando essas dicas, você economiza tempo e evita possíveis erros no processo.

1.   Mantenha um controle de estoque inteligente

Para evitar gastos desnecessários, o departamento de compras deve manter todo o estoque bem monitorado, analisando também os materiais essenciais ao desempenho do negócio.

Um software que automatize o processo de compra é altamente recomendado, permitindo que a empresa seja mais eficiente, sem que seja necessário comprar itens que há em estoque ou que não há previsão de uso.

Desta forma, você terá um controle claro de estoque, compras e intervalo de tempo entre a necessidade de comprar o produto novamente, para evitar comprar algo que ainda está em estoque.

2.   Pesquise por diversos orçamentos

Chegar ao preço ideal para as compras da empresa nem sempre é uma tarefa fácil. É preciso muita negociação e pesquisa por fornecedores.

Porém, este é um processo fundamental para reduzir custos.

Tenha em mente que, nesse processo, o preço não deve ser seu único critério. Economizar sem considerar a qualidade do produto ou os prazos de entrega pode acabar custando mais do que você economizou.

A falta de material, por exemplo, causada por atrasos nas entregas pode se traduzir em grandes perdas e paralisar a linha de produção.

3.   Utilize a tecnologia para ajudar

A implementação de software nas operações de armazenamento otimiza o gerenciamento e o controle da compra de estoque em vários canais ou para um único local.

Os sistemas melhoram o controle de estoque e ajudam a criar melhores relacionamentos com os fornecedores, pois tudo é rastreado a partir de um local centralizado.

As operações de compras integram e conectam eletronicamente sua organização a dados de estoque de inventário em tempo real.

Conclusão

As planilhas de Excel no follow up de compras ainda são muito utilizadas. Com elas, é possível organizar e ter acesso a todas as informações necessárias para a gestão de compras.

Esse trabalho é feito manualmente, e por isso, ocupa muito tempo e esforço de sua equipe de compras.

Porém, com a utilização de um software especializado na gestão e acompanhamento de compras é fundamental para aumentar a performance da sua equipe.

O trabalho do follow up de compras pode ser muito melhor administrado e realizado em menos tempo e com menos custos com o auxílio da tecnologia.

Afinal de contas, fazer a gestão de compras de uma empresa é fazer negócios com fornecedores, e para fazer isso da melhor forma possível, é preciso estrutura.

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