O Follow up de fornecedores é um processo fundamental em qualquer empresa, principalmente para grandes indústrias. E é através desse acompanhamento que se garante a reposição de itens indispensáveis para o funcionamento saudável de qualquer empresa, além de influenciar diretamente quando se trata da compra de insumos.

Ainda hoje o processo de acompanhamento do setor de compras é feito de forma manual. Porém, com o avanço das tecnologias, produtos foram criados com o objetivo de otimizar esse trabalho e reduzir custos para as empresas implementarem essas soluções.

Neste artigo, vamos falar sobre como usar a tecnologia a seu favor no Follow up de fornecedores e diminuir a carga de trabalho manual da sua equipe, atribuindo atividades de maior valor agregado aos profissionais da área de suprimentos.

O que é o Follow up de fornecedores?

Se você é um gestor de uma empresa ou um gestor responsável pelo setor de compras, o follow up de fornecedores é uma prática já conhecida e muito importante.

O processo é o acompanhamento de todos os pedidos feitos pela empresa para os seus fornecedores.

São acompanhados os prazos de entrega, a quantidade de itens dos pedidos, a qualidade dos produtos. Tudo isso e mais é controlado através do processo de follow up.

O Follow up de fornecedores garante que as compras realizadas sejam entregues sem atraso ajudando a operação empresarial.

Follow up preventivo

O Follow up preventivo tem o objetivo de prevenir que atrasos aconteçam, preventivamente, ou seja, buscar garantir que as datas aprazadas serão cumpridas.

Faz parte desse processo o contato direto com os fornecedores, o agendamento dos prazos de entregas, renegociação de prazo, acompanhamento dos status dos pedidos e a verificação da qualidade de entrega.

Follow up corretivo

De outro lado, o Follow up corretivo são as práticas que tem o objetivo de corrigir erros e problemas relacionados aos pedidos e datas de entrega, na finalidade de minimizar o impacto operacional.

Durante o processo de follow up corretivo, o responsável pelo setor de compras deve alinhar todos os detalhes com o fornecedor e explicar quais serão as alterações necessárias ou entender a razão do pedido não ter sido entregue na data que inicialmente foi aprazada.

Os prazos para as alterações também são muito importantes para que não haja ainda mais atrasos nos pedidos.

Por fim, quais são as vantagens do uso da tecnologia no follow up de fornecedores? Saiba o porquê um sistema que faça o follow up automatizado com essas características é tão necessário em qualquer setor de compras das empresas.

Vantagens do uso da tecnologia no follow up de fornecedores

A tecnologia trouxe modernidade e eficiência para o processo de follow up de compras. Hoje, é possível realizar o processo de forma automática., quer saber como?

Através de softwares especializados nessa demanda, o setor de compras não precisa mais perder tempo realizando essa tarefa em um processo manual,.

Com um software de automação de follow up de fornecedores, a equipe de compras para de perder tempo com tarefas que não tem valor agregado e passam a agir de forma gerencial, dando inteligência ao processo, deixando as tarefas repetitivas para a tecnologia.

Sabe quais as vantagens de ter um fluxo automatizado de follow-up?

1.   Confiabilidade

Com a utilização de um sistema criado para acompanhar o processo de follow up de fornecedores, você ganha mais confiabilidade, pois os dados estão dentro do sistema.

Com essa base de dados pronta e sempre disponível, você tem muito mais confiança de que não terá nenhuma informação importante perdida pelo caminho, evitando erros humanos.

2.   Integração entre diferentes sistemas

É possível integrar os sistemas, caputurando e devolvendo dados entre todos os setores da empresa, inclusive com sistemas de terceiros, mantendo um fluxo único e automatizado.

A integração é um dos pontos fortes da utilização da tecnologia no follow up de fornecedores, pois a capacidade de fazer isso é um sinal de que o software tem qualidade.

Além disso, a automatização de todo o processo de compras depende de uma boa integração entre todos os setores.

Por fim, ele representa mais agilidade e eficiência na sua empresa, tudo isso reduzindo custos.

3.   Mais rapidez nos processos

A agilidade é uma das principais vantagens da utilização da tecnologia no seu processo de compras.

Com a utilização de um software de gestão de follow up de compras, você ganha rapidez e pode dedicar seus esforços para tarefas mais complexas.

O sistema é automático e você não vai precisar mais com a gestão desse processo. Isso representa uma enorme economia de tempo.

4.   Menos erros

Os erros são comuns em processos manuais. Com a automação do processo, você diminui drasticamente as chances de isso acontecer no seu follow up de fornecedores.

Utilizando uma planilha, por exemplo, você aumenta as chances de ter alguma informação digitada incorretamente e isso pode ocasionar em um erro maior em seu setor de compras.

Com um sistema de automação de follow up de fornecedores, o processo é feito sem o preenchimento de nenhuma informação, totalmente automático.

Os erros são impossíveis? Não, mas são bem menos comuns como em processos manuais. Além disso, caso ocorram, há rastreabilidade de todas as informações, permitindo correções rápidas.

Como usar a tecnologia no follow up de fornecedores

Sabemos que a tecnologia veio para ficar e ela se desenvolve cada vez mais para melhorar os processos dentro das empresas.

Com o setor de compras não é diferente, o que antes era feito com a demanda de muito esforço e tempo, hoje pode ser realizado de forma automática e bem mais eficiente.

O primeiro passo para automatizar todo o processo de compras é eliminar as planilhas e e-mails do seu processo, centralizando informações e dando visibilidade da jornada de compras, além do tracking dos itens dos pedidos.

Para começar a utilizar a tecnologia no follow up de fornecedores você deve investir em uma solução independente que permita a integração entre sistemas diferentes.

Com ele, você terá mais controle sobre o processo e não vai precisar de um processo manual para realizar o follow up de compras.

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Conheça a Solução Smarti, um produto desenvolvido para automatizar o fluxo de follow up de fornecedores.

A solução permite a integração com ERPs e outros sistemas, além de utilizar tecnologias como OCR, Machine Learning, inteligência na conferência automática de todos os pedidos através da Nota Fiscal, mantendo a comunicação totalmente integrada.

Além disso, o Smarti Supply possui uma automação no fluxo de mensageria, com diversas formas de comunicação, como: notificações via E-mail, WhatsApp, SMS, Push.

Através do Smarti Suply, sua empresa terá mais confiabilidade e a melhor experiência para fornecedores, clientes e funcionários, contando com dashboards interativos, que mostram toda a jornada de compras, status do pedido e acompanhamento em tempo real.

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