O Follow up de pedidos é um processo essencial para garantir que todos os suprimentos das empresas estejam alinhados com as necessidades e estratégias de vendas, além de impactar direta e indiretamente no faturamento empresarial.

 

Apesar de essencial, muitas empresas e setores de compras ainda fazem esse processo de follow-up de forma manual, compartilhando planilhas Excel entre a área de compras e fornecedores, desenvolvendo fórmulas, inserindo dados de forma repetitiva, gerando um processo com falhas, erros e falta de informação disponível em tempo real.

 

O problema e consequência disso é uma operação robotizada, lenta, sujeita a erros e atrasos.

 

Neste artigo vamos falar sobre como desrobotizar seus comprados e usar a tecnologia ao seu favor no seu processo de follow up de pedidos.

O que é o follow up de pedidos?

O follow up de pedidos é um processo estratégico dentro de todas as empresas. É nele que são analisados todos os suprimentos necessários para a operação funcionar, produzir e vender.

 

Todos os setores da empresa dependem que follow up de pedidos seja feito sem erros ou atrasos. Seja para os equipamentos essenciais, matéria prima, nota fiscal até a redução de custos dentro da operação.

 

O follow up de pedidos é um processo de acompanhamento do processo de compras, principalmente sobre as datas de entrega. Todo o processo deve ser bastante organizado e conter colaboradores que tenham um ótimo entendimento das regras de negócio.

Por que usar a tecnologia no follow up de pedidos?

Muitas equipes dos setores de compras ainda não utilizam tecnologias de automação em seus processos, ficando sujeitas a um processo manual, repetitivo e cansativo.

 

Entretanto, existem tecnologias de automação no mercado que podem ajudar o setor de compras de qualquer empresa a reduzir expressivamente o trabalho manual do departamento, gerando impactos positivos em toda a empresa.

 

Isso se faz mediante a automação das regras de negócio, integração entre os sistemas, implementação de tecnologias como machine learning, possibilitando que todos os stakeholders possam ter acesso à jornada de compras.

 

Além disso, com uma tecnologia apropriada, os dados serão trabalhados de forma inteligente, sendo apresentados através de dashboards inteligentes, para que os colaboradores das áreas de compras exerçam mais atividades relacionadas à análise, apoiando decisões estratégicas, deixando as atividades de baixo valor agregado para a tecnologia.

Vantagens do uso da tecnologia no follow up de pedidos

Como na grande maioria dos processos dentro das empresas, a tecnologia oferece mais agilidade e eficiência na realização e conclusão dos processos.

 

Com a utilização de um software especialista em follow up de pedidos e fornecedores, você tem reflexos positivos em diversos setores dentro da empresa.

 

Além da melhora de desempenho, veja algumas das vantagens do uso da tecnologia no follow up de pedidos.

1.   Melhor comunicação

As operações da empresa se tornam centralizadas e automatizadas, melhorando \a comunicação entre os envolvidos.

 

A comunicação integra vários departamentos, todos eles com o compartilhamento imediato de informações essenciais.

 

Também constrói e melhora as relações entre os membros da equipe, departamentos e fornecedores.

2.   Mais transparência

À medida que você trabalha no processo de compras, a transparência é fundamental.

 

Você precisa saber o tempo todo o que está acontecendo em cada estágio da jornada da cadeia de suprimentos.

 

Através de uma solução de automação de follow-up de pedidos, você terá total controle sobre os processos, status dos pedidos, fornecedores, preços, prazos e várias outras informações específicas de seu negócio.

3.   Mais eficiência

Um processo de follow-up lento e cheio de erros certamente causa muitos resultados indesejáveis, incluindo custos altos, atrasos, falhas de comunicação, erros na entrada manual de dados e outros.

 

Felizmente, isso pode ser resolvido se você implementar ferramentas para automatizar o follow up de pedidos e fornecedores, sendo importante destacar que as regras de acompanhamento devem ser mapeadas e documentadas para que a implementação seja rápida e eficaz.

 

A tecnologia é uma grande aliada na redução de custos, redução de erros e proteção da receita.

Como usar a tecnologia a seu favor no follow up de pedidos

Para fazer o melhor uso da tecnologia no seu processo de follow up de pedidos, siga algumas dicas fundamentais para começar.

1.   Crie um plano de ação detalhado

O plano de ação vai ajudar você a ter um norte sobre todo o processo de automação do seu setor de compras.

 

Você deve ter em mente que, apesar da tecnologia ter o objetivo de automatizar seus processos e reduzir seu trabalho, todas os envolvidos devem apoiar a sua implementação, porque a tecnologia depende que a parametrização seja realizada de forma assertiva, para evitar retrabalhos.

 

Caso necessário, sugerimos a contratação de uma consultoria ou uma solução que inclua uma etapa de análise consultiva para implementar a tecnologia de automação.

 

2.   Busque a automação dos processos

O principal objetivo da implementação da tecnologia dentro dos processos de compras nas empresas é a automação de todos os processos.

 

Com ela, você pode fazer o acompanhamento de forma com muito mais controle, rapidez e eficiência.

 

Todo o foco da implementação de novas tecnologias deve ser feito com o objetivo de tornar a operação cada vez mais automática e sem nenhum tipo de necessidade operacional manual.

 

3.   Conheça os melhores fornecedores

Para uma boa automação, você não pode perder tempo tendo que trocar de fornecedor porque ele não corresponde às expectativas.

 

É aí que entra a análise de fornecedores, que deve ser feita de forma detalhada, com os KPIs corretos e apresentação clara dos dados.

 

 

4.   Encontre uma solução que seja end-to-end

 

Para ter certeza da produtividade e eficiência de todos os processos, invista em uma solução que garanta que vai entregar e sustentar o processo automatizado e que seja capaz de realizar todos esses processos de forma automática para sua equipe.

Conclusão

Quanto melhor estruturado e automatizado o seu processo de follow up de pedidos, mais fácil fica a responsabilidade sobre o follow up dedicado aos contatos com fornecedores e parceiros comerciais.

 

Por isso, é preciso investir em tecnologias que possam fazer a diferença e ser implementada de maneira automática, caso a caso, além de poder empregar estratégias no momento de compra dos suprimentos.

 

O monitoramento entre os elos que formam a cadeia de suprimentos, a partir da chegada da matéria-prima, até a saída dos bens de consumo e realização de serviços.

Conheça o Smarti Supply

Desrobotize seus compradores e automatize todo o processo de compras da sua empresa com uma solução completa e eficiente.

 

O Smarti Supply é um sistema de follow up de pedidos escalável e customizável e conta com integração com ERPs, como SAP, Oracle, Totvs, sistemas legados.