Em todos os segmentos é fundamental manter um excelente funcionamento do processo de follow up de pedidos com fornecedores, porque sem que isso seja feito de forma eficiente é comum que haja atraso nas entregas e diversos outros problemas relacionados.

Sem um controle efetivo no acompanhamento dos pedidos, a empresa tende a ter dificuldades no controle de armazenagem e estoque, por exemplo, além de sofrer impactos em seu faturamento.

Muitas vezes parece difícil manter um controle eficiente no follow-up de pedidos com fornecedores porque, geralmente, o trabalho é feito manualmente pelos compradores e nem sempre há boas e eficazes ferramentas disponíveis no mercado para auxiliar o time de compras.

Por mais que as plataformas de e-procurement auxiliem no acompanhamento dos pedidos, as regras de negócio são específicas o que faz com que a ferramenta não seja plenamente satisfatória quando se trata de follow-up.

Com isso, o comprador tem que se organizar para cobrar diariamente os fornecedores e isso não gera bons resultados. Nesse artigo será apresentado como esse processo de follow-up poderá ser feito de forma eficiente, aumentando a performance e a produtividade do time de compras com redução de custo financeiro na operação.

Follow-up de fornecedores

Inicialmente, a fim de evitar qualquer distorção quanto ao termo utilizado, vale a pergunta: O que é follow up de pedidos de fornecedores?

Follow-up significa “acompanhamento”. No caso, acompanhamento de pedidos. Ou seja, é o processo utilizado pela área de compras para acompanhar os pedidos realizados com fornecedores. Em geral, as empresas utilizam a equipe de compradores para fazer o acompanhamento junto aos fornecedores, utilizando ferramentas como planilhas Excel, sistemas ERP ou plataformas de e-procurement.

O processo de follow up pode ser dividido em duas etapas, sendo:

  • Follow up preventivo
  • Follow up corretivo

Os termos traduzem por si seus respectivos significados, sendo que o follow up preventivo tem o objetivo evitar atrasos na entrega de produtos. De outro lado, o follow up corretivo objetiva diminuir os atrasos existentes, cobrando os fornecedores sobre os produtos em atraso.

Como a automação pode ajudar a ser eficiente no follow-up ?

Enfim, como realmente melhorar o acompanhamento dos pedidos em aberto?

A resposta é simples, com tecnologia. Atualmente, as empresas utilizam ferramentas inadequadas para realizar o follow-up de pedidos em aberto com fornecedores e isso gera atrasos na entrega.

A verdade é que parte substancial do processo de acompanhamento de pedidos é feito de forma manual, sem o uso de tecnologia adequada.

É comum que as empresas tenham colaboradores que fazem o trabalho de acompanhar os pedidos, entrar em contato com os fornecedores via telefone ou e-mail, confirmar a entrega junto à área responsável pela chegada dos materiais, atualizar os status dos pedidos, entre outras atividades.

Muitas vezes as informações não são integradas, estando os pedidos no ERP da empresa ou, por exemplo, em plataformas e-procurement e as mensagens nas caixas de e-mails dos colaboradores e fornecedores.

A fragmentação entre as informações gera imprecisão nas análises, dificulta planejamentos de expansão, gera consequências negativas na operação e no compliance.

Então, como fazer o follow-up de pedidos?

O ideal para o time de compras é utilizar uma ferramenta que:

  • Integre aos sistemas utilizados pela empresa;
  • Acompanhe em real time o ciclo e os status dos pedidos até sua entrega;
  • Colete os dados importantes referentes aos pedidos;
  • Processe e automatize as regras do negócio;
  • Cobre os fornecedores de forma autônoma;
  • Gere alertas e emails aos envolvidos;
  • Atualize de forma automatizada os status dos pedidos;
  • inclua todas as informações nos sistemas;
  • Gere relatórios e dashboard para a análise e decisão estratégica.

Com o uso de tecnologia esse cenário é facilmente alcançado e gera economia em diversos aspectos, porque reduz o valor da operação, assim como reduz os impactos gerados por atrasos na entrega de produtos.

Vale frisar sempre que o uso da tecnologia não deve ter como foco a redução de head count, mas melhorar o processo. A automatização do fluxo de trabalho proporciona que os colaboradores parem de fazer tarefas manuais e repetitivas e exerçam atividades que gerem valor ao core business da empresa.

No mundo competitivo que vivemos as empresas devem focar em ter equipes qualificadas, dotadas de profissionais capazes de agregar valor. Com certeza a automatização de tarefas ajuda a empresa a qualificar seus recursos e a investir diretamente no que dá resultado.

Como evitar erros no processo de follow-up?

A resposta novamente é: utilize tecnologia para evitar erros humanos que são evitáveis.

É comum que erros aconteçam quando o lançamento de informações é feito de forma manual, a partir da interação humana.

A forma mais eficaz de eliminar os erros é utilizar ferramentas de tecnologia que integrem aos sistemas para que os dados sejam coletados diretamente na fonte, ou seja, que não haja a necessidade de um operador humano ler a informação em algum local e inserir em outro. Em geral, é nesse momento que os erros acontecem.

No processo automatizado de follow-up de pedidos as informações são coletadas de sistemas ERP e de e-procurements, de modo a evitar erros no processo de acompanhamento de pedidos, fazendo com que todas as informações contidas nos sistemas sejam fidedignas à realidade. Já imaginou?

Conheça a ferramenta de follow-up de pedidos de fornecedores da smarti supply

A solução Smarti Supply – FUP permite automatizar o processo de follow-up de fornecedores, a partir de integrações sistêmicas, o que gera a melhora na performance do time de compradores reduzindo significativamente o gap nos pedidos em atraso.

A equipe de compras tem acesso a um portal único centralizado, permitindo o acompanhamento em real time da carteira de fornecedores, com opções para acompanhar os status do pedido, gerar relatórios e dashboard, agendar envio de e-mails em conformidade com as regras de negócio e demais implementações que o cliente necessitar.

Quais são as vantagens em contratar o portal smarti supply fup?

  • Diferentes níveis de acesso podendo ser utilizado por compradores, fornecedores ou pelo head da operação;
    • Atualização do status dos pedidos em real time;
    • Interação intuitiva, descomplicada e rápida;
    • Upload de documentos;
    • Geração de relatórios e dashboard;
    • Redução de atividades manuais e repetitivas;
    • Redução/eliminação de erros e retrabalho;
    • Compliance e governança;
    • Produtividade e performance do time de compras;
    • Possibilidade de versão mobile.

Autor: Cristóferson Ulysséa